Quando falamos sobre escritório de advocacia e departamentos jurídicos, certamente a primeira ideia que vem na cabeça é que para o bom funcionamento de ambos a prática jurídica torna-se fundamental. De fato, sua importância é indispensável, porém, não só da prática jurídica ambos vivem. Como toda e qualquer empresa, para garantir o sucesso e o bom funcionamento, uma gestão administrativa eficiente é de suma importância. Neste sentido, para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos surge o termo Legal Ops (Legal Operations).
Mas agora você deve estar se perguntando: “o que exatamente é o Legal Ops?”, “para que serve?” e “qual é a sua importância dentro de um escritório de advocacia e departamento jurídico?”. São essas as perguntas que iremos te responder ao longo deste artigo. Confira!
No final deste conteúdo, você terá lido sobre:
- O que é Legal Operations?
- Quais são os benefícios do Legal Operations?
- Quais são as áreas envolvidas no Legal Operations?
- Como implementar o Legal Operations?
O que é Legal Operations?
O Legal Operations diz respeito a um grupo de processos que tem como principal foco a melhoria da eficiência das equipes jurídicas, por meio da integração do conhecimento de diversos setores além do jurídico .
O Legal Ops engloba diversas responsabilidades, tais como:
- Gerenciamento de projetos;
- Implementação de tecnologia;
- Otimização de processos;
- Gestão de fornecedores;
- Orçamento;
- Análise de dados, etc.
Quais são os benefícios do Legal Operations?
Implementar o Legal Ops no escritório de advocacia e departamentos jurídicos traz inúmeros benefícios, uma vez que direcionar as atividades operacionais para os seus setores específicos, permite focar totalmente nas demandas jurídicas e na resolução de outras diversas questões voltadas para a área.
Dentre esses principais benefícios, podemos destacar os seguintes.
Produtividade
Com o Legal Ops, processos mais eficientes são implementados. Desta forma, a automação das tarefas repetitivas por meio de tecnologia adequada e a melhor gestão de recursos, permite que os profissionais jurídicos consigam aumentar a sua produtividade sem reduzir a qualidade do trabalho.
Agilidade
Permite que os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos sejam mais ágeis nas tomadas de decisões, ajustes das estratégias de acordo com o necessário e atender às demandas de negócio e de seus clientes de forma eficiente, o que contribui para a melhora da competitividade no mercado.
Aumento de Capacidade
Aumenta a capacidade de lidar com um alto volume de demandas, projetos e casos. Isso porque, ao direcionar cada demanda para a sua área específica e automatizando as tarefas do dia a dia, os advogados e profissionais jurídicos conseguem focar em tarefas mais estratégicas e de maior valor.
Quais são as áreas envolvidas no Legal Operations?
Para que o Legal Ops seja implementado e traga resultados efetivos, não somente o setor jurídico é envolvido, mas também diversas outras áreas de uma empresa.
A lista das áreas envolvidas nesta estratégia inclui os seguintes departamentos.
Financeiro
O setor financeiro é o responsável por administrar todos os recursos financeiros do departamento jurídico ou escritório de advocacia. O que inclui o controle de despesas, a elaboração de orçamento, monitoramento do desempenho financeiro e a análise de custos.
T.I (Tecnologia da Informação)
O setor de T.I fica com a responsabilidade de impulsionar a análise de dados, o gerenciamento de informações e a automatização das atividades rotineiras.
O uso da tecnologia ainda contribui para a melhora da colaboração, a gestão de documentos e dados de maneira eficiente.
Gestão de Processos
Desde a administração até a gestão de recursos humanos, o Legal Ops tem o objetivo de definir a gestão dos processos, redirecionando como as tarefas serão conduzidas.
Quando processos eficientes são implementados, reduz as chances de erros e agiliza a operação. Isso contribui para a entrega de um serviço confiável.
Como implementar o Legal Operations na empresa?
Para implementar o Legal Ops, é fundamental analisar a realidade atual da empresa, compreender o cenário e definir onde se quer chegar.
Por isso, a implementação implica nas seguintes etapas:
1. Avaliação da necessidade
O primeiro passo, antes de qualquer coisa, é conseguir identificar as áreas em que as operações jurídicas podem agregar mais valor para a empresa.
Isso inclui a análise dos processos existentes, identificação de lacunas e áreas de melhoria, bem como entendimento de demandas futuras do departamento jurídico.
2. Definição dos objetivos
É fundamental definir metas claras, mensuráveis e alcançáveis para implementar o Legal Ops. Porém, também é indispensável que tais metas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Seja redução de custos, otimização do gerenciamento de riscos, aumento de eficiência, entre outros.
3. Desenvolvimento de um plano de ação
O plano de ação deve ser elaborado detalhadamente, descrevendo as etapas necessárias para alcançar todos os objetivos estabelecidos. Isso também inclui a implementação de novos processos, capacitação da equipe, desenvolvimento de procedimentos e políticas e adoção de novas tecnologias.
4. Alocação dos recursos
Para implementar o plano de ação, é necessário determinar os recursos necessários, seja tecnologia, pessoal, recursos financeiros e tempo. É importante garantir que esses recursos estejam disponíveis e que haja apoio da alta administração.
5. Implementação
Realize as mudanças necessárias no processo, políticas do departamento jurídico e tecnologias logo no momento inicial da execução do plano de ação.
Não se esqueça! É importante que a equipe seja comunicada claramente sobre as mudanças realizadas e obtenha suporte necessário durante o processo de implantação.
6. Monitoramento e avaliação
Monitore a implementação do Legal Ops constantemente e estabeleça métricas para acompanhar o progresso.
Com isso, você consegue avaliar regularmente os resultados alcançados em relação aos objetivos estabelecidos e fazer os ajustes necessários para garantir que as metas sejam alcançadas de forma eficaz, conforme o desejado.
7. Melhoria contínua
Assim como qualquer processo, o Legal Ops precisa ser reavaliado para aplicar melhorias contínuas. Por isso, é essencial identificar oportunidades de aprimoramento, estar aberto a feedbacks e adaptar as práticas e processos conforme o necessário.
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