Gestão de escritório de advocacia: 10 dicas para ter mais agilidade

Uma boa liderança está sempre buscando novas maneiras de melhorar a gestação em seu escritório de advocacia ou departamento jurídico. A gestão estratégica é a base para tornar os processos mais ágeis e elevar o nível de qualidade não só dos profissionais, mas principalmente do trabalho que é desenvolvido pela empresa.

Para ajudá-lo a extrair o melhor da sua equipe, tornar a rotina mais assertiva e os resultados sempre positivos, temos algumas dicas infalíveis que vão contribuir para a gestão do seu escritório de maneira ágil e eficiente. Veja só:

No final deste conteúdo, você terá lido sobre:

Por que melhorar a eficiência da gestão do seu escritório?
Dicas para ter mais agilidade
Conclusão

Por que melhorar a eficiência da gestão do seu escritório?

Antes de falar sobre cada uma das dicas, é importante lembrar porque esses processos de melhoria são fundamentais para o sucesso da empresa.

Sem organização e planejamento, o escritório ou departamento jurídico perde sua produtividade e credibilidade diante dos clientes. Fatores indispensáveis, como o cumprimento dos prazos de cada projeto, não são respeitados e a equipe se vê perdida sem nenhuma metodologia de trabalho a ser seguida. A falta de preparação torna-se então generalizada, afetando todos os setores do negócio.

O atendimento passa a ser demorado e ineficiente, as demandas não são solucionadas a tempo e, com isso, o escritório perde clientes e sua reputação diante da concorrência. Como uma verdadeira bola de neve, resta então ao gestor fechar as portas e dispensar a equipe. Ou seja, um grande pesadelo na trajetória de qualquer profissional.

As dicas que vamos trazer aqui existem justamente como formas de prevenção e melhoria, que ajudam a garantir que o cenário seja o mais favorável e organizado possível. A ideia é que o processo de evolução seja constante, adequando-se sempre à realidade do negócio e do mercado em que ele está inserido.

Dicas para ter mais agilidade

Sem mais delongas, confira aqui 10 dicas para tornar as atividades do seu escritório de advocacia mais ágeis e eficientes, contribuindo para o sucesso e credibilidade da empresa:

1. Utilize metodologias ágeis

Difundidas atualmente em todas as áreas, incluindo os departamentos jurídicos, as metodologias ágeis tiveram origem no setor tecnológico, visando acelerar e tornar mais eficiente o desenvolvimento de softwares.

Nos escritórios de advocacia, elas surgem para propor um novo modelo de trabalho, que prioriza a atividade colaborativa em equipe, em prol da distribuição eficaz das tarefas e demandas da empresa. O modelo favorece a tomada de decisões e traz diferentes perspectivas para os casos em análise, promovendo a comunicação entre os times e a distribuição da carga de trabalho entre os setores.

O método também contribuiu para a otimização da dinâmica remota e híbrida, já que estabelece um canal amplo e assertivo para a comunicação entre os profissionais. Os feedbacks entre a equipe e os clientes é constante, tornando o trabalho mais produtivo e menos estressante.

As metodologias ágeis permitem ainda identificar as necessidades do escritório e propor os ajustes necessários para manter a rotina sempre fluida, dinâmica e objetiva.

2. Incentive a integração entre equipes

Sabe aquele ditado que diz que “duas cabeças pensam melhor do que uma”? Ele se aplica perfeitamente nessa dica. O trabalho colaborativo e a integração entre as áreas, como é proposto pelas metodologias ágeis, é outro grande fator que contribui para a agilidade dos processos e para o sucesso da empresa.

Como gestor, é importante estabelecer canais de comunicação adequados e incentivar a participação da equipe nas demandas do escritório. Dessa forma, é possível eliminar possíveis ruídos de comunicação, não só sobre os casos em análise, mas sobre todas as demandas da empresa, além de minimizar as falhas e aumentar a produtividade. Os benefícios refletem, inclusive, na moral dos colaboradores e na harmonia do ambiente de trabalho.

3. Otimize os canais de comunicação

Falando em interação entre as equipes, é fundamental estabelecer canais apropriados de comunicação, para que as tarefas sejam distribuídas e todos possam estar bem-informados sobre as atividades do escritório.

Algumas plataformas que auxiliam nesse processo, principalmente, nos modelos híbridos e remotos de trabalho, são o Zoom de videoconferências; o Slack de troca de mensagens; e o MindMeister para criação colaborativa de mapas mentais.

Para que a gestão seja ágil e assertiva, esse processo de comunicação também deve ser aplicado com os clientes do escritório, tornando a troca de informações mais transparente e produtiva.

4. Automatize os processos

Passar horas analisando milhares de arquivos impressos já não condiz com a realidade da maioria dos escritórios de advocacia. Com a tecnologia, é possível automatizar esses processos, reduzindo a burocracia e tempo de espera para o desenvolvimento dos casos.

Com agilidade e custos reduzidos, é possível encontrar informações importantes, gerar relatórios, acompanhar as decisões judiciais, manter-se atualizado sobre o andamento de cada caso, comparar precedentes e ter em mãos todos os dados necessários para que o advogado se concentre em tarefas mais estratégicas e importantes para a reputação da empresa.

5. Invista em softwares

Parte fundamental na automatização dos processos está no uso de softwares específicos para o universo jurídico. Através deles, é possível criar uma biblioteca ampla e organizada com todos os casos que já foram atendidos pelo escritório; ter uma agenda com acesso aberto à todos os colaboradores; padronizar contratos e documentos; ter maior controle financeiro e administrativo da empresa; melhorar a gestão de relacionamento com o cliente; supervisionar os prazos dos processos em andamento e mais uma infinidade de funções que tornam o dia a dia da empresa mais ágil e eficiente.

6. Conte com o apoio das Legaltechs

Quando o assunto é otimização dos recursos e uso da tecnologia a favor da produtividade nos escritórios de advocacia, o suporte oferecido pelas Legaltechs é um grande diferencial para a gestão.

Essas startups surgiram para transformar a rotina jurídica, oferecendo soluções inovadoras na execução das demandas dos profissionais de Direito. Elas oferecem serviços tecnológicos que melhoram o gerenciamento do tempo, dão mais autonomia para os colaboradores, contribuem para a organização e planejamento estratégico da empresa, reduzem os custos e aumentam a produtividade.

As Legaltechs podem ser utilizadas na automação das atividades, na gestão do capital humano, no suporte para resolução de conflitos e até mesmo na implementação do compliance dentro das empresas.

7. Gerencie os prazos

Não podemos falar em agilidade sem levar em consideração o gerenciamento dos prazos. Esse controle pode ser feito de forma totalmente automática, com o uso de softwares especializados na contagem de prazos processuais. Dessa maneira, os profissionais podem focar em questões estratégicas de cada caso, mantendo a agenda sempre atualizada.

O mesmo vale para as atividades internas do escritório, que também demandam atenção e agilidade na execução. O uso de plataformas online ajuda a organizar as tarefas e distribuí-las de acordo com a disponibilidade de cada setor.

8. Aposte na análise de dados

Com o uso crescente de inteligência artificial dentro dos escritórios de advocacia, hoje em dia é possível realizar uma análise profunda dos dados coletados pelo sistema de armazenamento da empresa.

Imagine quantas informações relevantes podem ser extraídas a partir da avaliação de todos os casos semelhantes que já passaram pela empresa, do acompanhamento constante dos Tribunais e Diários Oficiais do país, da análise de pesquisas, contratos, relatórios e informações processuais. Tudo isso disponível de forma clara e objetiva para os profissionais desempenharem suas atividades com rapidez, assertividade e eficiência.

9. Estabeleça processos eficientes

Estabeleça um fluxo de trabalho que faça sentido diante da estrutura do escritório e da disponibilidade dos profissionais. Analise cada etapa necessária para a conclusão da tarefa e trace um sentido único de execução, para que não haja falhas e confusões ao longo do caminho.

Uma dica fundamental para a gestão eficiente dos escritórios e departamentos jurídicos é a criação de uma rotina organizada de trabalho, que leve em consideração todas as demandas, desde o atendimento e triagem do cliente, até a conclusão do caso. Para isso, é importante mapear os processos e utilizar os recursos disponíveis para monitorar a produtividade e execução das tarefas.

10. Invista em cibersegurança e armazenamento digital

Uma das principais responsabilidades dos escritórios de advocacia é ter acesso à informações sigilosas e dados confidenciais, fundamentais para o desenvolvimento e resolução dos casos. Com o avanço tecnológico e a prática da profissão em modelos híbridos e remotos, tornou-se imprescindível o uso da internet como mecanismo de armazenamento e controle sobre estes dados.

O uso das plataformas digitais favorece o acesso à informação em qualquer lugar e a qualquer momento, eliminando a velha burocracia e demora nos processos judiciais. Como reflexo, os prazos e custos podem ser reduzidos, o trabalho coletivo é favorecido e a produtividade melhora.

No entanto, junto com o armazenamento em nuvem, é preciso que a gestão também invista na segurança destes dados. Uma vez que as informações são lançadas no universo digital, elas se tornam suscetíveis à invasão de terceiros. Por isso, é preciso contar com sistemas especializados em cibersegurança para que o processo seja uma alternativa eficiente e não um risco à reputação do escritório.

Conclusão

A partir dessas dicas, está na hora de arregaçar as mangas e começar a tornar a gestão do seu escritório de advocacia mais organizada, ágil e produtiva. Analise o cenário da sua empresa e tente adequar esses procedimentos de acordo com as demandas e necessidades do seu dia a dia. Em pouco tempo, você começará a notar os efeitos positivos de uma liderança estruturada e competente.