Gestão do Contencioso: como aumentar a eficiência

Tanto os escritórios de advocacia, como os departamentos jurídicos lidam diariamente com demandas litigiosas. Geralmente, elas ocupam bastante tempo e tendem a ter um alto volume.

Por isso, é fundamental lidar com essas demandas de maneira correta. Saber tratar de forma estratégica e organizada com o intuito de alcançar o melhor resultado possível para as partes envolvidas, é o que chamamos de gestão do contencioso.

Para entender melhor sobre o que é e qual a sua importância, continua com a gente nesse conteúdo.

No final deste artigo, você terá lido sobre:

1. Quando é necessário gerir o contencioso?
2. Como fazer a gestão do contencioso?
3. Dicas para aumentar a eficiência na gestão do contencioso;
4. Como a Invenis pode me ajudar na gestão do contencioso?

Quando é necessário gerir o contencioso?

A princípio, a gestão do contencioso faz-se necessária quando encontramos um alto volume de processos judiciais, tendo em vista que neste momento torna-se inviável a gestão manual, correndo o risco da perda de informações importantes.

Mas além disso, existem outras situações em que torna-se importante a gestão do contencioso demandando um tratamento mais estratégico, confira a seguir algumas delas.

• Disputas legais
• Casos complexos
• Riscos financeiros
• Importância estratégica
• Questões de conformidade regulamentar
• Desafios específicos do setor
• Riscos à reputação
• Aplicação dos direitos
• Disputas Internacionais
• Sinistros de seguros

Como fazer a gestão do contencioso?

Gerenciar o contencioso envolve uma abordagem estratégica e organizada para lidar com disputas legais de forma eficaz. Separamos aqui as principais etapas e considerações para você realizar sua gestão do contencioso de forma eficiente. Confira a seguir.

Avaliação de caso

Avalie o mérito do caso, incluindo a força dos argumentos jurídicos, evidências e riscos potenciais.

Considere a probabilidade de sucesso e os resultados potenciais em cada fase do processo contencioso.

Planejamento estratégico

Desenvolva uma estratégia jurídica clara e alinhada com os objetivos gerais da organização ou cliente. Determine se deseja buscar negociação, resolução alternativa de disputas (ADR) ou litígio por meio de julgamento.

Orçamento e controle de custos

Estabelecer e gerenciar orçamentos para despesas legais, incluindo honorários advocatícios, custas judiciais e despesas relacionadas.

Monitore os custos ao longo do processo contencioso para evitar gastos desnecessários.

Comunicação e relatórios

Mantenha uma comunicação aberta e clara com as partes interessadas, incluindo clientes, equipes internas e consultores jurídicos. Fornecer atualizações regulares sobre o desenvolvimento dos casos e o progresso geral do litígio.

Gerenciamento de documentos

Organize e gerencie documentos legais, evidências e informações relevantes para o caso. Garanta a conformidade com as solicitações de descoberta e torne as informações facilmente acessíveis quando necessário.

Gerenciamento de riscos

Identifique e avalie os riscos potenciais associados ao contencioso, tanto riscos legais quanto riscos comerciais mais amplos. Desenvolva estratégias para mitigar riscos e proteger os interesses das partes envolvidas.

Resolução Alternativa de Litígios (RAL)

Considere métodos ADR, como mediação ou arbitragem, como alternativas ao litígio tradicional. Avalie os potenciais benefícios e desvantagens de recorrer à RAL com base nas circunstâncias específicas do caso.

Conformidade e Regulamentos

Garanta a conformidade com as leis e regulamentos relevantes durante todo o processo contencioso. Mantenha-se informado sobre os requisitos legais que podem impactar o caso.

Tomada de decisão oportuna

Tome decisões informadas e oportunas em cada etapa do processo contencioso.

Avalie ofertas de liquidação e tome decisões com base em uma análise cuidadosa dos custos e benefícios.

Avaliação e ajuste contínuo

Avalie continuamente o progresso da estratégia do contencioso e ajuste conforme necessário. Seja flexível e adaptável às mudanças nas circunstâncias ou às novas informações.

Revisão pós-contencioso

Conduza uma revisão do processo contencioso após a resolução para identificar lições aprendidas e áreas de melhoria.

Dicas para aumentar a eficiência na gestão do contencioso

Aumentar a eficiência na gestão do contencioso é crucial para alcançar resultados bem-sucedidos e, ao mesmo tempo, minimizar custos e recursos. Confira a seguir algumas dicas para aumentar a eficiência na gestão do contencioso.

Automação de processos

Utilize ferramentas e sistemas de automação para simplificar tarefas repetitivas, como a organização de documentos, o acompanhamento de prazos e a geração de relatórios.

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Implemente sistemas de GED para facilitar o armazenamento, recuperação e compartilhamento eficiente de documentos legais, reduzindo o tempo gasto na busca manual de informações.

Padronização de processos

Estabeleça procedimentos padronizados para lidar com tipos comuns de disputas legais. Isso pode simplificar o treinamento, reduzir erros e acelerar o processo.

Monitoramento Proativo

Implemente sistemas de monitoramento proativo para rastrear mudanças em leis e regulamentos relevantes, ajudando a antecipar potenciais problemas legais.

Análise de Dados

Utilize análise de dados para identificar tendências, padrões e oportunidades de melhoria na gestão do contencioso. Isso pode incluir o desempenho de advogados, custos associados e resultados de casos.

Colaboração online

Facilite a colaboração entre membros da equipe jurídica e partes interessadas por meio de plataformas online, compartilhamento de documentos em nuvem e comunicação eficiente.

Treinamento contínuo

Ofereça treinamento contínuo para a equipe jurídica, garantindo que estejam atualizados sobre as melhores práticas, mudanças na legislação e o uso eficaz de ferramentas tecnológicas.

Gestão de Prazos Automatizada

Utilize ferramentas de gestão de prazos para garantir que as datas de vencimento sejam monitoradas de forma eficiente, evitando a perda de prazos importantes.

Avaliação de riscos

Implemente processos para avaliar continuamente o risco associado a cada disputa legal, ajudando na tomada de decisões estratégicas sobre a alocação de recursos.

Colaboração com Escritórios Externos

Estabeleça uma comunicação eficiente com escritórios de advocacia externos, definindo expectativas claras, metas e diretrizes para otimizar a colaboração.

Utilização de Analytics Jurídico

Ferramentas de análise jurídica podem ajudar na previsão de resultados, proporcionando insights valiosos para estratégias legais mais eficazes.

Ao implementar essas estratégias, as organizações podem melhorar significativamente a eficiência na gestão do contencioso, reduzindo custos e aumentando a capacidade de tomar decisões informadas e estratégicas.

Como a Invenis pode me ajudar na gestão de contencioso?

Quando falamos sobre gestão do contencioso, um ponto crucial é ter um controle eficiente das informações e não perder os prazos. Se tivermos uma ferramenta capaz de ajudar nessa demanda, tudo fica mais simples e contribui com o aumento de tempo disponível para as atividades estratégicas e mais complexas.

O Inspect envia notificações diariamente a respeito de novas ações ajuizadas, sem precisar consultar os sites dos tribunais manualmente. Já com o Inform, você recebe o alerta de novas movimentações processuais, tais como, uma nova decisão do juiz. Esse monitoramento é realizado desde o momento da distribuição do processo.

A importância de tudo isso para você e para a sua empresa ou escritório?

• Redução de custos;
• Redução de tempo;
• Maior disponibilidade para demandas estratégicas;
• Ganho de tempo para coleta de provas e elaboração de defesa;
• Eficiência jurídica;
• Tomada de decisão informada, etc.

Gostou do conteúdo? Navegue mais pelo nosso blog e confira o artigo completo sobre eficiência jurídica com a gestão de processos ativos.

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